การเขียนจดหมาย แบ่งออกเป็น 2 ประเภท ได้แก่
1. การเขียนจดหมายส่วนตัว เป็นการเขียนจดหมายส่วนตัวให้แก่ญาติมิตร เพื่อทราบถึงทุกข์สุขของกันและกัน ต้องเขียนตัวอักษรให้เรียบร้อย อ่านง่าย สิ่งที่ไม่ควรลืม คือ การแสดงน้ำใจถึงญาติมิตร
2. จดหมายธุรกิจ เป็นการเขียนจดหมายเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ที่เป็นการงาน ผู้เขียนจะต้องเขียน ให้ชัดเจน และละเอียด
การสื่อสารผ่านจดหมาย
การเขียนจดหมายเป็นวิธีการที่นิยมใช้เพื่อสื่อสารแทนการพูด เมื่อผู้รับสารและผู้ส่งสารอยู่ห่างไกลกัน หรือมีความจำเป็นบางประการ ที่ทำให้ไม่สามารถพูดจากันได้ นอกจากนี้จดหมายยังใช้เป็นสื่อสัมพันธ์ระหว่างบุคคลที่ไม่รู้จัก และจดหมายอาจใช้เป็นเอกสารสำคัญ สำหรับอ้างเป็นหลักฐานได้อีกด้วย จดหมายที่เขียนส่งไปมาระหว่างกันนี้ มีหลายประเภท ดังนี้
1. จดหมายส่วนตัว เป็นจดหมายที่เขียนถึงกันในวงญาติสนิทมิตรสหาย หรือถึงครูอาจารย์ เพื่อส่งข่าวคราว ไต่ถามมทุกข์สุข แสดงความรักและความระลึกถึงที่มีต่อกัน หรือเล่าเรื่องราวเหตุการณืที่น่ารู้ น่าสนใจให้ฟัง ตลอดจนขอความช่วยเหลือซึ่งกันและกัน
2. จดหมายธุรกิจ เป็นจดหมายที่บุคคลเขียนติดต่อกับบุคคลอืน หรือบริษัท ห้างร้าน องค์กรเพื่อแจ้งกิจธุระ เช่น นัดหมาย ขอความช่วยเหลือ ขอสมัครงาน ขอคำแนะนำเพื่อประโยชน์ในด้านการงานต่างๆ
3. จดหมายธุรกิจ เป็นจดหมายที่เขียนติดต่อกันในเรื่องเกี่ยวกับพาณิชยกิจและการเงิน ในระหว่างบริษัท ห้างร้านและองค์กรต่างๆ
4. จดหมายราชการ ทางราชการเรียกว่า หนังสือราชการ เป็นจดหมายที่ติดต่อกันเป็นทางราชการจากส่วนราชการ
หนึ่ง ถึงส่วนราชการหนึ่ง ข้อความในหนังสือถือว่าเป็นหลักฐานทางราชการและมีสภาพผูกมัดถาวรในราชการ
การเขียนจดหมายเป็นการสื่อสารโดยตรงระหว่างบุคคลหรือระหว่างหน่วยงานต่าง ๆ
ช่วยทำให้ระยะทางไกลเป็นใกล้ เพราะสามารถใช้จดหมายส่งข่าวและแจ้งความประสงค์
ตามต้องการ การเขียนจดหมายต้องเขียนให้แจ่มแจ้งชัดเจนเพื่อให้เข้าใจตรงกันทั้งสองฝ่าย
ประเภทของจดหมาย
จดหมายแบ่งออกเป็นประเภทใหญ่ ๆ ได้ 4 ประเภท คือ
1) จดหมายส่วนตัว เป็นจดหมายเขียนถึงกันในหมู่ญาติมิตร เนื้อหาเป็นเรื่องส่วนตัว
2) จดหมายกิจธุระ เป็นจดหมายที่เขียนติดต่อระหว่างบุคคลต่อบุคคล หรือบุคคลต่อบริษัท ห้างร้าน เพื่อแจ้งกิจธุระ เช่น สมัครงาน ขอความช่วยเหลือ
3) จดหมายธุรกิจ เป็นจดหมายเขียนติดต่อกันในเรื่องเกี่ยวกับธุรกิจการค้า การเงินระหว่างบริษัท ห้างร้าน
4) จดหมายราชการ ติดต่อระหว่างส่วนราชการหรือเป็นทางการข้อความในหนังสือ ถือเป็นหลักฐานทางราชการ
*ในที่นี้จะขอกล่าวถึง จดหมายส่วนตัวและจดหมายกิจธุระเท่านั้น
หลักในการเขียนจดหมาย
ในการเขียนจดหมายทุกประเภทควรคำนึงถึงหลักในการเขียนดังนี้
- สะอาดเรียบร้อย ไม่มีรอยขีดฆ่า ขูด ลบ
- อ่านง่าย และผู้อ่านเข้าใจความประสงค์ได้ชัดเจน
- ใช้ภาษาสุภาพและถูกต้องตามลักษณะภาษาไทยที่ดี
- ได้เนื้อความสำคัญ มีสาระ กะทัดรัดไม่วกวน
- ถูกต้องตามรูปแบบการเขียนจดหมาย
ก.การเขียนจดหมายส่วนตัว
เป็นจดหมายที่เขียนถึงผู้ที่เราสนิทสนมด้วย เช่น บิดา มารดา ญาติ พี่น้อง เพื่อน ครู
ใช้ภาษาง่าย ๆ เป็นกันเอง เหมือนที่เคยพูดจากัน อาจเขียนได้ยาว เล่าสิ่งที่อยากเล่า แต่ถ้า
เป็นจดหมายถึงครูเพื่อขอลาหยุดเรียน ให้เขียนเฉพาะสาเหตุที่ลาหยุดสั้นๆ
เมื่อเขียนจดหมายเสร็จจะต้องใส่ซองปิดแสตมป์ 3 บาท สำหรับจดหมายปกติ ถ้าส่ง
จดหมายด่วน คือ ส่งเข้าผู้รับจะได้รับในเย็นวันเดียวกัน ผู้เขียนสามารถไปส่งที่ทำการ
ไปรษณีย์ ปิดแสตมป์ตามน้ำหนักของจดหมาย
การจ่าหน้าซองต้องเขียนชื่อ ที่อยู่ ของผู้เขียนให้ชัดเจนถูกต้องและใส่รหัสไปรษณีย์
ด้วย และมุมซองด้านซ้ายบน จะต้องเขียนชื่อและที่อยู่ของผู้ฝากด้วย เมื่อจดหมายไม่ถึงมือ
ผู้รับจะได้จึงกลับคืนยังผู้ฝากได้
ข.การเขียนจดหมายกิจธุระ
เป็นจดหมายที่ผู้เขียนถึงองค์การหรือบริษัทห้างร้าน เพื่อกิจธุระอย่างใดอย่างหนึ่ง
การเขียนจดหมายกิจธุระคล้ายกับการเขียนจดหมายส่วนตัวเพียงแต่เราต้องเขียนถึงผู้ที่ไม่รู้
จักคุ้นเคย ภาษาที่ใช้ต้องสุภาพและกล่าวถึงแต่ธุระเท่านั้น ไม่มีข้อความที่แสดงความสัมพันธ์
เป็นการส่วนตัวต่อกัน
ตัวอย่าง จดหมายกิจธุระ
สหกรณ์บ้านแม่มูล อ.เมือง
จ.อุบลราชธานี
๑๐ กุมภาพันธ์ ๒๕๔๖
เรียน ผู้จัดการร้าน จ.พานิช จำกัด
ด้วยทางสหกรณ์บ้านแม่มูล มีความประสงค์จะซื้อของใช้ในบ้าน ตามรายการต่อไปนี้
๑.ผงซักฟอกบรีส ขนาด ๑ กก. จำนวน ๑ กล่องใหญ่
๒.สบู่หอมลักษ์ขนาดใหญ่ จำนวน ๖ โหล
๓.สบู่หอมแอคแทรก ขนาดกลาง จำนวน ๖ โหล
๔.ยาสีฟัน คอลเกต ขนาดครอบครัว จำนวน ๓ โหล
๕ ยาสีฟัน คอลเกต ขนาดเล็ก จำนวน ๓ โหล
ตามรายการที่สั่งซื้อข้างต้นนี้ กระผมอยากทราบว่า รวมเป็นเงินเท่าไร จะลดได้กี่
เปอร์เซ็นต์ และถ้าตกลงซื้อจะส่งของให้ถึงสหกรณ์หมู่บ้านหรือไม่ และคิดค่าขนส่งเท่าไร
หวังว่าท่านคงแจ้งเกี่ยวกับรายละเอียดให้ทราบโดยด่วนด้วยขอขอบคุณมาในโอกาสนี้
มานะ คงเปี่ยม
(นายมานะ คงเปี่ยม)
ประธานสหกรณ์บ้านแม่มูล
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น